Électrification d’infrastructures de transport : des pratiques contractuelles énergisantes

Dans un marché en surchauffe, comment peut-on favoriser la réussite d’un projet d’électrification, de l’idée jusqu’à l’opération?

Voici quelques observations effectuées par notre équipe construction et infrastructure portant sur les mesures à mettre en place en amont dans le cadre de ce type de projet.

• Soyez proactifs afin de disposer de documents de qualité au moment où les appels d’offres seront lancés, ou s’il est difficile de le faire, considérez une revue des enjeux substantiels afin d’éviter de devoir reprendre le processus ou de compromettre vos objectifs calendaires et financiers (voir à cet effet notre article De l’idée vers sa réalisation : la planification d’un projet de construction du point de vue juridique);

• Considérez un mode de réalisation propice à la coordination des principaux intervenants au stade de la pré-construction, tel que le design-construction ou la gérance de construction pour services (avec ou sans cession des contrats des différents lots de construction) ou pour services et construction (voir à cet effet notre article Démystifier les contrats de gérance de construction). Cette stratégie permet de bénéficier de l’expertise des intervenants au moment opportun, d’améliorer la planification du projet, et prévenir la survenance de problèmes durant l’exécution même de l’ouvrage (avec tout ce que cela comporte en termes de délais et de coûts, particulièrement avec un approvisionnement critique et des frais généraux de chantier élevés);

• Si vous optez pour un mode plus traditionnel, soyez au fait des solutions modernes aux principaux inconvénients des gabarits antérieurs, notamment en matière de droits de rajustement, de modification à l’ouvrage en cours d’exécution, de prévention et de règlement de différends, etc.;

• Considérez des documents compatibles et cohérents, incluant de certaines sections communes telles qu’une matrice de tâches, un processus de règlement de différends, des incitatifs de performance conjoints, etc.;

• Favorisez des documents concis et intelligibles, en regroupant les paramètres plutôt qu’en les répartissant à travers plusieurs documents, particulièrement en présence d’un projet majeur justifiant l’adoption de documents contractuels sur mesure plutôt que de gabarits généraux complétés par des conditions complémentaires;

• Répartissez adéquatement l’information comprise dans les divers documents, de manière à éviter l’insertion de conditions administratives dans les instructions aux soumissionnaires, le devis technique et vice-versa;

• Soyez conscients de l’équilibre du risque et de sa répartition entre vous et votre contractant, c’est-à-dire du reflet de vos exigences sur la participation des soumissionnaires et sur leurs prix (pensons aux contingences sur les pénalités pour retard ou pour changement de personnel-clé). En d’autres termes, réfléchissez à la pertinence et à la nécessité des exigences fixées; le cadre normatif vous permet de définir cet équilibre;

• Revoyez certaines clauses qui « sont là parce qu’elles ont toujours été là », assurez-vous de comprendre vos documents, de questionner certaines pratiques ou processus. À terme, vous serez ou bien réconfortés vis-à-vis ces clauses ou encore aurez l’occasion de rectifier le tir avant d’entreprendre votre projet;

• Intégrez des modèles documentaires qui faciliteront l’administration des contrats et limiteront les délais et les frais liés à leur émission en cours d’exécution, tels que des modèles de certificats, de demandes de paiement, de quittances, de directives et avenants de modification, etc.;

• Considérez lancer des appels d’offres simultanés afin de permettre aux principaux intervenants de participer collectivement à la prise de décisions stratégiques susceptibles d’accroître la réussite de votre projet;

• Assurez la bonne compréhension des documents d’appel d’offres et des exigences du projet par les soumissionnaires en mettant en place un processus de discussion sous forme d’ateliers bipartites en phase d’appel d’offres, notamment afin de permettre des échanges sur les paramètres financiers, légaux et techniques;

• Favorisez une période d’appel d’offres suffisante pour permettre des échanges efficaces par l’entremise de questions et réponses, portez une attention très particulière aux questions ainsi reçues et un soin considérable aux réponses y afférentes (ces réponses peuvent avoir un effet indésiré lorsqu’elles se contentent de renvoyer au texte déjà inclus aux documents d’appel d’offres), considérez des modes alternatifs d’adjudication des contrats favorisant la qualité, etc.;

• Portez une attention aux délais d’adjudication et à la période d’exécution en résultant pour l’adjudicataire, de manière à éviter que le prix ne tienne compte d’une période d’exécution moins propice (par exemple, lorsque le délai d’adjudication conduit à entamer certaines tâches durant des conditions climatiques coûteuses), et envisager de préétablir des modalités de prolongation (voir à cet effet notre article Appels d’offres publics : obtenir le meilleur prix tout en bénéficiant d’une période d’adjudication suffisante).