Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») énonce les pratiques de Langlois Avocats, S.E.N.C.R.L. (« Langlois » ou « nous ») en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels qui nous sont confiés.

Notre politique s’applique lorsque vous interagissez avec nous via notre site Web, par exemple, lorsque vous soumettez votre candidature pour l’un de nos postes affichés, ou lorsque vous remplissez un formulaire. La prestation de services juridiques ainsi que la protection des renseignements personnels de nos employés sont encadrées par des politiques distinctes qui sont communiquées en temps opportun lorsqu’elles sont applicables.

En acceptant notre Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter celle-ci, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à notre Politique.

1. Comment joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels?

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Par courriel :

prp@langlois.ca
À l’attention de : Responsable de la protection des renseignements personnels

Par la poste :

1250, boul. René-Lévesque Ouest, 20e étage
Montréal QC H3B 4W8
À l’attention de : Responsable de la protection des renseignements personnels

2. Comment traitons-nous vos renseignements personnels?

Nous traiterons vos renseignements personnels en fonction de la nature de vos interactions avec nous.

2.1. Lorsque vous postulez pour vous joindre à notre équipe

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels que vous nous transmettez par courriel ou via LinkedIn.

Dans le cadre de la course aux stages, nous recueillons vos renseignements personnels via la plateforme mise à votre disposition à cet effet.

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons?

Nous recueillons les renseignements personnels qui sont contenus dans votre curriculum vitae, dans votre lettre de présentation ainsi que dans le matériel complémentaire que vous pourriez nous fournir dans le cadre du processus de recrutement.

Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels concernant votre parcours scolaire et professionnel.

Auprès de qui recueillons-nous vos renseignements personnels?

Dans la majorité des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous.

Si votre candidature est soumise par le biais d’une agence de recrutement, nous recueillerons vos renseignements personnels auprès de l’agence de recrutement qui vous aura recommandé.

Nous pourrions également recueillir vos renseignements personnels par le biais d’employés ou d’associés du cabinet lorsque vous êtes recommandé par ceux-ci.

Si nous vous soumettons une offre, nous allons également recevoir des renseignements personnels à votre sujet via notre fournisseur de services de vérifications d’antécédents.

Pourquoi recueillons-nous et utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons et utilisons vos renseignements pour évaluer votre candidature et communiquer avec vous dans le cadre du processus de recrutement.

Comment pouvez-vous refuser que nous recueillions vos renseignements personnels et quelles sont les conséquences d’un tel refus?

Nous ne recueillons que les renseignements personnels que vous choisissez de nous communiquer. Nous avons toutefois besoin de traiter un minimum de renseignements personnels, sans quoi il nous sera impossible d’évaluer votre candidature et de communiquer avec vous.

Qui aura accès à vos renseignements personnels?

Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels uniquement à nos employés qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre du processus de recrutement (ressources humaines, membres de l’équipe interne liée au poste affiché, soutien technique et administratif).

Comment partagerons-nous vos renseignements personnels?

Outre les membres de notre personnel qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre du processus de recrutement, nous utilisons des services infonuagiques en matière de bureautique et en matière de gestion documentaire, lesquels sont offerts par des tiers fournisseurs.

Vos renseignements personnels sont donc susceptibles d’être partagés par courriel ou via notre plateforme de gestion documentaire.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conserverons vos renseignements personnels tant que les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis n’ont pas été accomplies et en conformité avec nos politiques et processus internes à cet effet. Toutefois, il est possible que nous puissions conserver vos renseignements personnels pour une période plus longue lorsque requis pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires en matière de rétention ou de conservation de l’information ou de dossiers.

Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à l’article 1.

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels seront conservés dans nos systèmes informatiques. En fonction des différents logiciels utilisés, vos renseignements personnels seront conservés dans des serveurs nous appartenant et/ou dans des serveurs appartenant à des fournisseurs de services tiers.

Il est possible que vos renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur de la province de Québec.

2.2. Lorsque vous utilisez notre site Web ou communiquez avec nous via un de nos formulaires

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels que vous transmettez via le formulaire.

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons?

Nous ne recueillons que les renseignements personnels qui sont contenus dans le formulaire.

Auprès de qui recueillons-nous vos renseignements personnels?

Dans la majorité des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous.

Pourquoi recueillons-nous et utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels afin de traiter et de donner suite à votre demande.

Comment pouvez-vous refuser que nous recueillions vos renseignements personnels et quelles sont les conséquences d’un tel refus?

Qui aura accès à vos renseignements personnels?

Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels uniquement à nos employés qui ont besoin d’y avoir accès afin de donner suite à votre demande.

Comment partagerons-nous vos renseignements personnels?

Outre les membres de notre personnel qui auront accès à vos renseignements personnels dans le cadre de l’événement, nous utilisons des services infonuagiques en matière de bureautique et en matière de gestion documentaire, lesquels sont offerts par des tiers fournisseurs.

Lorsque nos événements sont en virtuel, nous partagerons certains de vos renseignements personnels avec le prestataire de services informatique qui opère la plateforme utilisée pour diffuser l’événement.

Nous avons confié la gestion de notre site Web ainsi que l’hébergement de celui-ci à une agence externe et à un fournisseur d’hébergement Web, lesquels pourraient avoir accès à vos renseignements personnels. À cet effet, nous vous invitons à ne pas communiquer de renseignements sensibles et à limiter le contenu de votre message.

Vos renseignements personnels sont donc susceptibles d’être partagés par courriel et via notre plateforme de gestion de contenu Web.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements personnels pendant la période minimale pour donner suite à votre demande.

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Il est possible que vos renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur de la province de Québec.

2.3. Lorsque vous participez à l’un de nos événements

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels que vous transmettez via le formulaire d’inscription à un l’un de nos événements.

Lors de votre participation à l’événement, nous allons recueillir les renseignements personnels qui nous sont communiqués par la plateforme de l’événement.

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons?

Nous recueillons les renseignements personnels qui sont contenus dans le formulaire d’inscription.

Lors d’événements en présentiel, il est possible que des photos soient prises.

Auprès de qui recueillons-nous vos renseignements personnels?

Dans la majorité des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous.

Nous pourrions également recueillir vos renseignements personnels par le biais d’un de vos collègues lorsque vous mandatez quelqu’un pour vous inscrire à l’un de nos événements.

Nous pourrions également recueillir certains renseignements personnels à votre sujet par le biais de nos professionnels avec lesquels vous avez déjà interagi.

Il est possible que nous puissions recueillir des renseignements personnels en provenance de registres publics (Tableau de votre ordre professionnel, profil sur les réseaux sociaux).

Pourquoi recueillons-nous et utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels afin de traiter votre demande d’inscription, de vous permettre d’accéder à l’événement et de nous permettre de faire un suivi sur les inscriptions à nos événements.

Lorsque l’événement est en présentiel et que nous servons de la nourriture, nous utiliserons vos renseignements personnels afin de nous assurer de vous offrir des choix qui respectent les restrictions alimentaires que vous nous avez communiquées.

Faire un compte rendu de nos événements et faire la promotion d’événements à venir (incluant sur nos réseaux sociaux).

Il est également possible que nous documentions votre participation à l’événement.

Nous consultons et colligeons certains renseignements contenus dans les registres publics afin de confirmer et de préciser la teneur des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Comment pouvez-vous refuser que nous recueillions vos renseignements personnels et quelles sont les conséquences d’un tel refus?

Si vous ne souhaitez pas divulguer vos restrictions alimentaires, nous ne pourrons pas faire les démarches nécessaires afin de vous offrir des options alimentaires qui pourraient vous satisfaire.

Nous vous invitons à informer les membres de notre équipe si vous ne voulez pas que nous utilisions des photos dans lesquelles vous apparaissez.

Qui aura accès à vos renseignements personnels?

Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels uniquement à nos employés qui ont besoin d’y avoir accès afin de vous permettre l’accès à l’événement.

Nous pourrions également partager vos renseignements personnels avec le ou les professionnels de Langlois qui animeront l’événement, notamment afin de permettre une meilleure connaissance de l’auditoire.

Comment partagerons-nous vos renseignements personnels?

Lorsque nos événements sont en virtuel, nous partagerons certains de vos renseignements personnels avec le prestataire de services informatiques qui opère la plateforme utilisée pour diffuser l’événement.

Vos renseignements personnels sont donc susceptibles d’être partagés par courriel ou via notre plateforme de diffusion de l’événement.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Il est possible que vos renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur de la province de Québec.

2.4. Lorsque vous vous inscrivez à l’une de nos listes de distribution

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels que vous transmettez via le formulaire d’inscription à nos listes de distribution.

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons?

Nous recueillons les renseignements personnels qui sont contenus dans le formulaire d’inscription.

Nous pourrons également recevoir des renseignements personnels à votre sujet lorsque vous interagissez avec les courriels que nous vous transmettons. Par exemple, nous pouvons savoir si vous avez consulté les courriels que nous vous avons envoyés.

Auprès de qui recueillons-nous vos renseignements personnels?

Dans la majorité des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous.

Nous pourrions également recueillir vos renseignements personnels par le biais d’un de vos collègues lorsque vous mandatez quelqu’un pour vous inscrire à nos listes de distribution.

Pourquoi recueillons-nous et utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels afin de traiter votre demande d’inscription à nos listes de distribution et de vous transmettre les courriels pertinents.

Nous utilisons les données statistiques à des fins de recherche et de développement pour nous permettre de comprendre quels sont les contenus qui vous intéressent davantage, mieux comprendre les attentes de nos clients et ajuster nos services et nos offres.

Comment pouvez-vous refuser que nous recueillions vos renseignements personnels et quelles sont les conséquences d’un tel refus?

Qui aura accès à vos renseignements personnels?

Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels uniquement à nos employés de notre équipe de marketing et développement des affaires qui ont besoin d’y avoir accès afin de vous permettre de recevoir les courriels.

Nous pourrions également partager vos renseignements personnels avec le ou les professionnels de Langlois qui ont préparé le contenu des courriels ou qui sont responsables de vos dossiers lorsque vous êtes également un client de Langlois.

Comment partagerons-nous vos renseignements personnels?

Outre les membres de notre personnel qui auront accès à vos renseignements personnels, nous utilisons des services infonuagiques en matière de bureautique, de gestion documentaire et d’envoi de courriels, lesquels sont offerts par des tiers fournisseurs.

Vos renseignements personnels sont donc susceptibles d’être partagés par courriel ou via notre plateforme de transmission de courriels.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements personnels tant que vous êtes abonné à au moins une de nos listes de distribution.

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Il est possible que vos renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur de la province de Québec.

3. Mesures de protection et risques inhérents

Nous déployons des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos renseignements personnels. Plus particulièrement, nous avons mis en place des mesures de protection des données renforcées par l’utilisation de mesures techniques de sécurisation physiques et logiques afin d’en garantir l’intégrité ainsi que leur traitement confidentiel et sécurisé.

Nous avons notamment déployé des mesures de contrôle en matière de gestion de l’identité et des accès afin de limiter l’accès à vos renseignements personnels uniquement à nos employés qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Lorsque nous avons recours à des tiers fournisseurs, nous cherchons à obtenir des engagements de la part de nos fournisseurs afin que ceux-ci offrent un niveau de protection comparable pendant que les renseignements personnels sont traités ou conservés par nos prestataires de services.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous transmettez ou nous fournissez.

Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

4. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Plus particulièrement, vous disposez des droits suivants :

4.1. Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, si oui, demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.

4.2. Rectification

Vous pouvez nous demander de rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet.

4.3. Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

5. Comment pouvez-vous exercer vos droits?

Pour exercer tout autre de vos droits décrits ci-dessus, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées figurant à l’article 1.

Avant de donner suite à votre demande d’exercice de vos droits, notre responsable de la protection des renseignements personnels devra valider votre identité afin de s’assurer de protéger la confidentialité de votre dossier.

6. Comment formuler une plainte concernant notre traitement de vos renseignements personnels?

Langlois prend très au sérieux les demandes, les plaintes et les commentaires sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels. Nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour soumettre des plaintes ou des commentaires quant à nos pratiques en matière de protection de vos renseignements personnels.

Votre plainte sera examinée par notre responsable de la protection des renseignements personnels, qui déterminera si le traitement de vos renseignements personnels est conforme à notre programme de protection des renseignements personnels, ainsi qu’à toute loi applicable.

Nous cherchons à répondre à chaque plainte de manière diligente et dans un délai de 30 jours.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec en utilisant le formulaire disponible ici. Toutefois, nous vous invitons à communiquer d’abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

7. Sites ou services externes

Cette Politique ne s’applique pas aux sites Web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos produits et services, notamment, mais sans s’y limiter, nos sites Web, nos portails Web et nos applications mobiles, et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers. Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

8. Comment mettons-nous à jour la présente Politique?

Nous pouvons à notre seule discrétion modifier notre Politique de temps à autre.

Avant d’entrer en vigueur, les modifications envisagées seront publiées sur les sites Web de Langlois, accompagnées d’un avis de changement. Les modifications envisagées entreront en vigueur à la date prévue à l’avis de changement pertinent.

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Sommaire de notre politique interne de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels

Langlois s’engage à protéger vos renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, conformément à son programme de protection des renseignements personnels et conformément aux exigences contenues dans les lois applicables.

Pour ce faire, en plus de notre Politique de confidentialité, Langlois s’est doté d’une politique de gouvernance relativement aux renseignements personnels qui a pour objet d’énoncer les principes encadrant la protection des renseignements personnels dans le cadre de ses opérations.

Les objectifs de notre politique de gouvernance sont :

i. assurer un traitement adéquat, sécuritaire, conforme et transparent de vos renseignements personnels;

ii. établir les lignes directrices entourant le traitement des renseignements personnels par Langlois tout au long de leur cycle de vie; et

iii. définir les rôles et responsabilités du responsable de la protection des renseignements personnels et ceux de notre personnel.

1. Rôles et responsabilités

Puisque le respect de vos renseignements personnels est l’affaire de tous chez Langlois, notre responsable de la protection des renseignements personnels est soutenu par une équipe multidisciplinaire qui comprend des membres de chacune de nos unités d’affaires ainsi que des conseillers externes.

Chaque membre de notre personnel a un rôle à jouer afin que nous puissions agir conformément à notre programme de protection des renseignements personnels. D’ailleurs, chaque membre de notre personnel est appelé à :

i. adresser au responsable de la protection des renseignements personnels toute question ou tout commentaire sur la manière dont nous traitons ou devrions traiter vos renseignements personnels;

ii. participer à des activités de formation et de sensibilisation sur l’importance que nous accordons à la protection des renseignements personnels.

2. Principes directeurs en matière de gouvernance

Langlois reconnaît l’importance de la protection, de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels qu’il traite dans le cours de ses activités et de sensibiliser son personnel et ses partenaires à ce sujet.

Langlois a préparé des lignes directrices en matière de bonnes pratiques et de pratiques interdites concernant la manière dont nous pouvons traiter vos renseignements personnels, par exemple :

i. nous déterminons les finalités et les objectifs poursuivis avant de recueillir vos renseignements personnels. Par la suite, vos renseignements personnels ne sont utilisés que conformément à ces finalités et objectifs;

ii. si nous identifions de nouvelles finalités, nous chercherons à obtenir votre consentement de manière expresse afin de nous permettre de traiter vos renseignements personnels conformément à ces nouvelles finalités, à moins que la loi nous permette de faire autrement;

iii. nous cherchons à ne recueillir que le strict minimum afin d’atteindre les finalités identifiées;

iv. nous nous efforçons d’obtenir votre consentement au moment de recueillir vos renseignements personnels, et, lorsqu’il s’agit de renseignements personnels sensibles, nous cherchons à obtenir votre consentement de manière expresse;

v. nous affichons notre politique de confidentialité de manière claire et visible lorsque nous recueillons vos renseignements personnels par le biais d’un moyen technologique;

vi. nous nous assurons que nos produits ou services technologiques dotés de paramètres de confidentialité offrent par défaut le niveau de confidentialité le plus élevé, sans qu’aucune intervention de votre part ne soit requise;

vii. nous n’utilisons pas de technologies qui permettent l’identification, la localisation ou le profilage sans vous avoir divulgué cette pratique et vous avoir informé de la façon d’activer de telles fonctionnalités;

viii. nous nous assurons que vos renseignements personnels sont complets et à jour lorsque nous utilisons ceux-ci;

ix. nous procédons à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requis par la loi, et lorsque nous considérons que le traitement de vos renseignements personnels comporte des risques pour votre vie privée;

x. dans la mesure du possible, nous limitons l’accès à vos renseignements personnels uniquement aux membres de notre personnel et à nos fournisseurs de services qui ont besoin d’avoir accès à ceux-ci dans le cadre de nos opérations;

xi. lorsque nous prenons des décisions entièrement automatisées à l’aide de vos renseignements personnels, nous nous assurons de vous communiquer le recours à une telle technologie et nous avons en place un procédé en vertu duquel vous pouvez soumettre vos observations;

xii. nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers sans avoir obtenu votre consentement, sauf lorsque permis par la loi.

3. Incident de confidentialité

Langlois a mis en place un processus afin de répondre et traiter les incidents de confidentialité.

En vertu de ce processus, Langlois doit prendre des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice sérieux et revoir ses pratiques afin de prévenir de nouveaux incidents de confidentialité de même nature.

Langlois documente tous les incidents de confidentialité dans son registre des incidents de confidentialité et adaptera son programme de protection des renseignements personnels au besoin, suivant un incident de confidentialité.