10 actions concrètes pour une saine gouvernance de votre conseil d’administration et une année fructueuse

30 janvier 2025

Le début d’une nouvelle année est le moment idéal pour les conseils d’administration de faire le point sur ce qu’ils ont accompli et d’établir leurs priorités pour l’année qui débute. Pour garantir une bonne gouvernance et un leadership efficace, ils ont tout avantage à entamer une réflexion sur les points qu’ils peuvent améliorer, et ainsi donner le ton à une année qui sera marquée par plus d’efficacité et un meilleur rendement.

La liste de contrôle suivante présente 10 actions concrètes que les conseils d’administration peuvent aisément mettre en œuvre pour atteindre ces objectifs.

1. Examiner les procès-verbaux de l’année précédente

L’examen des procès-verbaux du conseil d’administration de l’année qui vient de se terminer peut être un moyen simple et efficace d’assurer une bonne gouvernance. Ce processus offre l’occasion de réévaluer les décisions qui ont été prises, de suivre les progrès, ainsi que d’identifier les problèmes non résolus et les mesures à prendre qui auraient pu être négligés.

2. Évaluer la pertinence de vos documents de gouvernance

Vos documents de gouvernance sont-ils obsolètes? Répondent-ils toujours efficacement aux besoins de votre entreprise? Si vous n’avez pas consulté vos statuts et règlements depuis un certain temps, vous devriez peut-être ressortir ce livre de société poussiéreux pour évaluer si vos documents constitutifs sont conformes à la législation actuelle ainsi qu’à l’évolution de votre entreprise et de ses besoins.

3. Analysez la structure de votre entreprise

Possédez-vous des filiales qui exercent des activités dans des marchés similaires ou dont les fonctions se chevauchent, entraînant des redondances et une baisse de la rentabilité? Votre structure actuelle maximise-t-elle l’efficience fiscale? Avez-vous créé des entités juridiques distinctes pour les entreprises à haut risque qui peuvent isoler les sociétés mères et le reste du groupe de sociétés de la responsabilité et du risque financier? L’évaluation de la structure de votre groupe de sociétés et l’adoption d’une approche stratégique de votre cadre organisationnel sont importantes pour assurer une gestion adéquate des risques, créer des efficacités opérationnelles et améliorer la résilience de votre entreprise.

4. Mettre à jour les déclarations de conflits d’intérêts annuelles

Intégrer au processus annuel de gouvernance la déclaration de conflits d’intérêts des membres du conseil d’administration favorise la transparence, la responsabilité et la confiance entre les parties prenantes. Cela pourrait également contribuer à atténuer la responsabilité juridique et financière et à garantir l’efficacité et l’éthique du conseil d’administration.

5. Examinez soigneusement la composition et l’efficacité de votre conseil d’administration

Un conseil bien composé permet de résoudre plus facilement les problèmes et de prendre des décisions plus éclairées. La diversité des parcours, des connaissances et de l’expertise, notamment dans les domaines juridique, financier, technologique, du développement durable et sectoriel, offre aux conseils d’administration une perspective plus large pour la surveillance et l’orientation stratégique des questions qui touchent les entreprises d’aujourd’hui. Envisager un conseil d’administration multigénérationnel peut également favoriser l’innovation, et faciliter les changements à la direction et le transfert de connaissances. L’efficacité d’un conseil d’administration dépend, quant à elle, de la disponibilité et de l’engagement de ses administrateurs. Procéder à l’évaluation du temps consacré par chaque administrateur afin de mieux cerner s’ils ont la capacité de siéger efficacement au conseil permet de leur proposer certaines formations, ou encore de revoir la composition du conseil.

6. Promouvoir une meilleure formation du conseil d’administration

Envisagez de planifier des ateliers, des programmes personnalisés ou des sessions dirigées par des experts pour enrichir les connaissances, développer les compétences et élargir la perspective, qui sont nécessaires aux membres de votre conseil d’administration pour remplir leur rôle avec succès. Vous pourriez envisager des formations, par exemple, sur des questions telles que le changement climatique et les stratégies de développement durable, la cybersécurité et la protection des données, la conformité à la législation sur la protection de la vie privée, la gouvernance d’entreprise ainsi que la gouvernance et la supervision de l’intelligence artificielle.

7. Évaluer les risques et revoir l’assurance responsabilité civile des administrateurs

Les conseils d’administration ont intérêt à évaluer les risques potentiels pouvant affecter leur entreprise, de même qu’à passer en revue les modalités de leur police d’assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants afin de déterminer si la couverture est en phase avec ces risques, les développements juridiques et l’évolution des besoins organisationnels. Atténuer le risque que les membres du conseil soient tenus personnellement responsables d’actions ou de décisions prises dans l’exercice de leurs fonctions officielles favorise une meilleure gouvernance en créant un environnement dans lequel les administrateurs peuvent agir en toute confiance, mettre les intérêts de l’entreprise au premier plan et résoudre les problèmes plus efficacement.

8. Réviser et mettre à jour les politiques d’entreprise

Vos politiques d’entreprise sont-elles conformes aux lois et réglementations en vigueur? Sont-elles alignées sur vos objectifs stratégiques et vos valeurs d’entreprise? La mise à jour et l’amélioration de vos politiques d’entreprise devraient constituer une priorité. Identifiez les lacunes dans les contrôles et les processus internes, favorisez l’imputabilité et abordez les risques émergents de même que l’évolution de la législation.

9. Revoir la logistique des réunions du conseil d’administration 

Il est essentiel de s’intéresser à la gestion documentaire. Le conseil reçoit-il des résumés analytiques pertinents et clairs permettant aux administrateurs de se concentrer sur les éléments les plus importants? L’élaboration des ordres du jour des réunions devrait se faire en tenant compte des sujets véritablement stratégiques afin de leur accorder plus de temps. De plus, la tenue de réunions périodiques et stratégiques avec la direction est primordiale, car elles permettent tant au conseil d’administration qu’à la direction de s’aligner sur les objectifs stratégiques, et offrent la possibilité de suivre les progrès et d’évaluer les performances en temps opportun. Elles sont aussi l’occasion pour le conseil d’administration d’identifier les risques émergents et de mettre en œuvre des plans d’atténuation, en plus de favoriser une communication franche et des relations constructives avec la direction.

10. Élaborer ou réviser votre plan de gestion de crise ou de continuité des activités

La pandémie de COVID-19 nous a appris que des événements désastreux peuvent survenir rapidement et avoir des effets dévastateurs sur les activités d’une entreprise. Il est essentiel de disposer d’un plan de continuité des activités pour assurer la résilience de votre entreprise. Identifiez les fonctions et processus indispensables de l’entreprise, effectuez une évaluation des risques, déterminez les rôles et les responsabilités de chacun, élaborez des plans d’urgence et d’atténuation et, peut-être plus important encore, assurez une communication et une formation adéquates.