Exclusion de l’obligation de former un comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels – Règlement

Depuis le 22 septembre 2022, tous les organismes publics assujettis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) ont l’obligation de former un comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (un « comité AIPRP ») (art. 8.1). Ce comité a pour but de soutenir l’organisme dont il relève dans l’exercice de ses responsabilités quant à la protection des renseignements personnels, notamment en approuvant les règles encadrant la gouvernance de ceux-ci (art. 63.3). En outre, l’organisme a le devoir de le consulter dès le début d’un projet d’acquisition, de développement et de refonte de système d’information ou de prestation électronique de services impliquant de tels renseignements (art. 63.5).

Il est néanmoins prévu que le gouvernement peut dispenser, par règlement, certains organismes publics de l’obligation de former un tel comité. Ainsi, en vertu du Règlement publié le 17 mai 2023 dans la Gazette officielle du Québec, est notamment exclu, pour une année civile, tout organisme public qui, lors de l’année civile précédente, employait 50 salariés ou moins. Le nombre de 50 salariés est établi en fonction de la moyenne des salariés au cours de l’année civile précédente.

Est un salarié toute personne physique qui s’oblige à exécuter un travail moyennant rémunération, sous la direction ou le contrôle d’un employeur, à l’exception sous certaines conditions des étudiants, des stagiaires ou des personnes qui réalisent une activité dans le cadre d’un programme d’aide à l’emploi et à l’égard de qui les dispositions relatives au salaire minimum ne s’appliquent pas.  

Par conséquent, à compter du 1^er juin 2023, un ordre professionnel qui compte 50 salariés ou moins est exempté de l’obligation de former un comité AIPRP. Le rôle de ce dernier revient alors au responsable de la protection des renseignements personnels.