10 résolutions RH pour bien commencer l’année 2015

Le mois de janvier amène souvent son lot de bonnes résolutions. Mais, outre les résolutions personnelles, avez-vous pensé prendre des résolutions professionnelles? Pour commencer l’année du bon pied, nous proposons aux employeurs 10 résolutions en matière de ressources humaines.

1. Réviser les politiques de la compagnie

Pourquoi ne pas réviser les politiques RH de la compagnie à chaque début d’année? L’exercice, s’il est effectué de façon régulière, ne devrait pas prendre trop de temps et permettra d’assurer leur mise à jour.

Une mise à jour des politiques est nécessaire afin, notamment, d’y intégrer des modifications législatives, réglementaires ou encore rendues nécessaires suite à de nouveaux enseignements des tribunaux. Une telle mise à jour peut également être propice afin de simplement mieux refléter la réalité de votre entreprise.

Assurez-vous également que l’entreprise dispose des quelques politiques essentielles, dont notamment :

• une politique sur le harcèlement, la discrimination et la violence au travail;
• une politique sur les technologies de l’information;
• une politique sur la santé et la sécurité;
• un code d’éthique.

2. Mettre à jour le programme de gestion de la performance

Essentiel, mais parfois négligé par certains employeurs, le programme de gestion de la performance permet de faire le point sur la performance des employés, minimalement de façon annuelle. Prenez le temps de rencontrer les employés afin de leur communiquer leurs bons coups (et possiblement leurs moins bons coups) au cours de la dernière année. Et n’oubliez pas qu’il s’agit d’une évaluation du rendement de la dernière année et non du dernier mois! C’est aussi un bon moment pour demander aux employés quels sont leurs objectifs pour la prochaine année, leur expliquer vos attentes, pour vérifier si une formation s’avère nécessaire ou utile, et pour les informer de leur éventuelle augmentation salariale.

Évidemment, dans le cas des employés dont la performance laisse à désirer, il pourrait être nécessaire de mettre au point un plan de redressement. Ce plan devra nécessairement préciser les lacunes observées par l’employeur, les attentes de ce dernier, un délai raisonnable pour atteindre les objectifs, tout en indiquant la conséquence du défaut d’y arriver dans le délai indiqué. Avant tout, l’employeur doit s’assurer que l’employé dont la performance laisse à désirer dispose des outils raisonnables et nécessaires pour s’améliorer.

3. Réviser les cas d’absentéisme chronique

Loin des yeux, loin du cœur.

Ne négligez pas de faire des suivis avec les employés qui sont en absence prolongée. Congés sans solde, SAAQ, CSST, assurance-invalidité : voilà quelques raisons qui pourraient expliquer des absences datant de plusieurs mois, voire des années. Dans certains cas, même si l’employeur ne leur verse plus de salaire, il continue de verser des montants sous forme d’avantages sociaux (assurance collective, régime de retraite, etc.). Négliger ces dossiers peut, au fil des années, s’avérer très coûteux.

Il pourrait donc être pertinent d’analyser régulièrement ces dossiers au cas par cas afin de déterminer si certaines mesures s’imposent (par exemple une expertise médicale) ou même si le lien d’emploi doit être maintenu.

4. Imposer des mesures disciplinaires pour des raisons de santé et sécurité au travail

Les employeurs n’hésitent pas à imposer des mesures disciplinaires à un employé faisant preuve d’insubordination. Cependant, ce réflexe est beaucoup moins présent lorsqu’il s’agit de santé et de sécurité au travail (SST).

Pourtant, les tribunaux sont clairs en matière de SST : la démonstration de l’exercice du devoir d’autorité est un élément essentiel à une défense de diligence raisonnable. L’employeur doit être proactif et intervenir auprès des employés qui ne respectent pas les règles de SST. Avertissements verbaux, écrits, suspensions et congédiement, si nécessaires, sont de mise.

5. Établir de bonnes pratiques en matière de recrutement

En établissant de bonnes pratiques en matière de recrutement de personnel, vous augmentez vos chances que les candidats choisis répondent à vos attentes et diminuez les risques – parfois  onéreux – liés à des pratiques de recrutement douteuses ou illégales.

Assurez-vous d’abord que les offres d’emploi décrivent bien les tâches et les qualifications requises pour le poste en question.

Évitez de demander de l’information (sur un questionnaire pré-embauche ou lors d’une entrevue de sélection) qui pourrait être jugée discriminatoire en vertu de la Charte des droits et libertés de la personne¹. Par exemple, il ne sera pas utile pour l’employeur de connaître l’année de naissance d’un candidat (âge), son lieu de naissance (origine ethnique ou nationale) ou s’il est marié ou a des enfants (état civil). Plutôt, l’employeur pourrait exiger, au moment opportun, que le candidat confirme qu’il peut travailler légalement au Canada en fournissant une preuve à cet effet.

L’employeur doit également se limiter à demander des renseignements personnels nécessaires à l’objet du dossier, c’est-à-dire au processus de recrutement, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé². Par exemple, il ne sera vraisemblablement pas pertinent pour l’employeur de connaître les adresses du candidat au cours des 10 dernières années. Les vérifications de crédit ou d’antécédents judiciaires des candidats ou encore les examens médicaux pré-embauche ne peuvent être exigés pour tout poste. Il est souhaitable que les employeurs consultent un spécialiste afin de s’assurer de la légalité de telles vérifications ou tels examens.

En dernier lieu, avant de contacter des références, assurez-vous d’avoir préalablement obtenu un consentement écrit de la part du candidat. À l’inverse, si un autre employeur vous appelle pour obtenir des références, demandez-lui de vous transmettre le consentement écrit de votre ancien employé avant de lui communiquer toute information.

6. Documenter les cas problématiques

Malheureusement, malgré toute la diligence qu’on peut mettre pour traiter certains dossiers, il pourrait inévitablement survenir des cas litigieux. Afin de faciliter la gestion de ces cas difficiles, il est essentiel de bien les documenter. La mémoire étant une faculté qui oublie, il est essentiel de se discipliner à procéder à l’exercice de façon continue et de manière contemporaine aux événements. Gardez des notes de vos rencontres, des résumés de vos démarches et des copies de vos échanges de correspondance avec les employés récalcitrants. Conservez les documents qui pourraient être utiles dans l’éventualité d’un litige. Et assurez-vous que les gestionnaires impliqués le fassent aussi.

Cette façon de procéder pourrait faciliter la préparation en cas de procès, permettre d’évaluer plus précisément les risques, réduire les coûts en plus de maximiser les chances de succès.

7. Donner de la formation

Afin d’avoir des employés utilisant leur plein potentiel, ne négligez pas la formation. Qu’elle soit théorique ou pratique, par un système de mentorat ou autre, un programme de formation est essentiel. Les ressources seront mieux utilisées, les employés se sentiront valorisés et le transfert des connaissances sera assuré.

Par ailleurs, en vertu de la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre³, (souvent référée comme la « Loi sur le 1 % »), tout employeur dont la masse salariale annuelle excède le montant fixé par le gouvernement (soit présentement 1 000 000 $) est tenu de participer au développement des compétences de la main-d’œuvre en consacrant à des dépenses de formation admissibles un montant représentant au moins 1 % de sa masse salariale.

8. Motiver vos employés

La production et la rentabilité d’une entreprise passent souvent par la motivation de son personnel. Alors, prenez les mesures nécessaires pour motiver les troupes. Établissez des objectifs de travail clairs et précis, assurez-vous que l’environnement de travail soit dynamique, que les conditions de travail soient adéquates et que les employés disposent des outils nécessaires à l’accomplissement de leur travail. Maintenez une bonne communication avec eux afin qu’ils aient connaissance des résultats de leur travail et offrez des récompenses appropriées en fonction des résultats (promotion, augmentation de salaire, bonis, etc.).

9. Valider la conformité législative

Un autre exercice qui devrait être fait régulièrement par tout employeur est de vérifier sa conformité avec la législation applicable en matière d’emploi. Certes, à cet égard, viennent rapidement à l’esprit les normes minimales de travail prescrites par la Loi sur les normes du travail⁴ ou encore la partie III du Code canadien du travail⁵, pour les entreprises fédérales. Mais d’autres lois doivent également être respectées par les employeurs.

À titre d’exemple, pensons à la Charte des droits et libertés de la personne⁷, qui prévoit, entre autres :

• l’interdiction d’exercer de la discrimination notamment dans l’embauche, la formation professionnelle, le renvoi et les conditions de travail
• l’interdiction de demander, dans un formulaire d’embauche ou lors d’une entrevue, des renseignements sur l’un ou l’autre des motifs visés à l’article 10 de la Charte (race, sexe, grossesse, orientation sexuelle, état civil, langue, origine ethnique ou nationale, religion, handicap, etc.)
• l’interdiction de congédier ou refuser d’embaucher une personne du seul fait qu’elle a été déclarée coupable d’une infraction pénale ou criminelle, dans la mesure, toutefois, que ladite information n’a aucun lien avec l’emploi en question
• l’obligation d’accorder un traitement ou un salaire égal aux membres du personnel accomplissant un travail équivalent au même endroit, etc.

Tout employeur devrait également être au fait des prescriptions de la Charte de la langue française⁷, y compris des dispositions ayant trait à sa qualité d’employeur. À cet égard, cette loi prévoit notamment des obligations en lien avec :

• les communications d’un employeur adressées à son personnel;
• les offres d’emploi ou de promotion;
• les conventions collectives;
• les actes juridiques (y compris un contrat de travail);
• les exigences en matière de connaissances d’une langue autre que le français, etc.

Plusieurs autres lois doivent être prises en compte par les employeurs, tels le Code civil du Québec⁸, la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre⁹, la Loi sur l’équité salariale¹⁰ ou encore la Loi sur la fête nationale¹¹.

Bref, soyez à l’affût de l’ensemble de la législation et de la réglementation applicables à votre entreprise… et des modifications apportées à celles-ci!

10. Être prêt pour les modifications en matière de régime de retraite

Le 1^er juillet 2014 dernier entrait en vigueur la Loi sur les régimes volontaires d’épargne-retraite. La mise en œuvre des régimes volontaires d’épargne-retraite (RVER) se fait de façon graduelle, selon le nombre d’employés dans l’entreprise. Depuis le 1^er juillet dernier, les employeurs peuvent offrir à leurs employés un RVER. Cette faculté deviendra éventuellement obligatoire, pour les employeurs comptant 5 employés ou plus.

Ainsi, pour les employeurs comptant 20 employés ou plus, cette obligation deviendra en vigueur le 31 décembre 2016, alors que ceux ayant entre 10 à 19 employés se voient accorder un délai supplémentaire jusqu’au 31 décembre 2017.¹² Pour les employeurs ayant entre 5 et 9 employés, la date demeure à déterminer, mais devra être postérieure au 1^er janvier 2018.

Par contre, il est important de noter que l’obligation de mettre en œuvre un RVER est assujettie à d’importantes exceptions, dont :

• lorsque les employés visés ont la possibilité de cotiser, par une retenue sur leur salaire, à un régime épargne-retraite ou à un compte d’épargne libre d’impôt désignés dans l’entreprise; ou
• lorsque les employés visés font partie d’une catégorie d’employés bénéficiant d’un régime de pension agréé au sens de la Loi de l’impôt sur le revenu.¹³ 

Sur ce, nous vous souhaitons une excellente année 2015 remplie de succès!