Les entrepreneurs généraux sont habituellement requis de produire des quittances et des déclarations solennelles à titre de conditions préalables à l’obtention de leurs paiements d’acomptes et à la libération de leur retenue.
Si vous souhaitez éviter qu’un jugement ne conclue ceci :
« Le tribunal retient de la preuve que les montants réclamés par l’entrepreneur général ne font l’objet d’aucune réserve sur les déclarations solennelles et les quittances qu’il a produites au maître de l’ouvrage pour les périodes concernées à titre de condition préalable à l’obtention de ses paiements d’acomptes et de libération de la retenue.
La preuve testimoniale que souhaite introduire l’entrepreneur général quant à ces réserves est inadmissible en l’espèce puisqu’elle vise à contredire un écrit en l’absence de commencement de preuve.
Pour ces motifs, le tribunal rejette avec dépens l’action introduite par l’entrepreneur général contre le maître de l’ouvrage. »
Alors vous devriez porter attention au libellé employé à ces documents afin de vous assurer qu’ils contiennent, le cas échéant, les réserves nécessaires à la préservation de vos droits et recours envers le maître de l’ouvrage.
À titre d’exemple, le formulaire de Déclaration solennelle CCDC 9A-2001 prévoit les exceptions suivantes aux montants couverts par la déclaration de l’entrepreneur :
- Les montants de retenue dûment réservés;
- Les paiements différés d’un commun accord;
- Les montants retenus en raison d’un différend.
Il est préférable de préciser, afin d’éviter toute ambiguïté, les informations concernant ces exceptions et les autres que vous souhaitez inclure, et ce, tant dans la déclaration solennelle que dans la quittance remises au maître de l’ouvrage.
Vous pouvez ainsi référer à une annexe prévoyant plus spécifiquement, en plus des exceptions de base stipulées aux documents :
- Les modifications à l’ouvrage non incluses, par exemple au motif que ces demandes sont en cours de négociation d’avenant de modification ou encore sont en cours de traitement pour les coûts des directives en régie contrôlée;
- Les réclamations annoncées ou soumises à l’égard de certains coûts et/ou délais additionnels, par exemple les coûts indirects attachés à un avenant de modification sur lequel les parties ne se seraient entendues qu’à l’égard des coûts directs et sur lesquels l’entrepreneur aurait réservé ses droits et recours pour les coûts indirects. Nous en profitons pour vous inviter à suivre attentivement la procédure contractuelle établie pour préserver vos droits et recours en ce sens, les tribunaux étant stricts à cet égard;
- Les montants pour des travaux exécutés au cours de la période visée par la déclaration et la quittance, mais qui pourraient ne pas avoir été facturés dans le cadre de la demande de paiement, notamment en cas de retard de certains sous-traitants dans leurs demandes de paiement;
- Les autres exceptions insérées dans les déclarations solennelles et les quittances de vos sous-traitants et fournisseurs;
- Etc.
Vous pouvez également convenir, par exemple lors de la réunion de démarrage, d’exceptions qui s’appliqueront systématiquement à vos déclarations solennelles et quittances, bien qu’il demeure toujours préférable de les stipuler expressément sur chacune.
De cette manière, vous éviterez que la portée de ces déclarations solennelles et quittances ne soit utilisée contre vous.
