Plusieurs gouvernements provinciaux ont désigné les sociétés de placement et les personnes inscrites qu’elles emploient comme étant des services essentiels pendant la pandémie de COVID-19. Par conséquent, le 31 mars 2020, l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) a publié un avis sur les règles concernant les dispenses des Règles des courtiers membres (l’« Avis »). Cet Avis détaille les dispenses que les courtiers membres peuvent demander s’ils éprouvent des difficultés à se conformer aux Règles des courtiers membres de l’OCRCVM en raison des effets de la pandémie de COVID-19.
Si les courtiers membres souhaitent bénéficier de toute forme de dispense prévue dans l’Avis, ils doivent soumettre une demande de dispense écrite, par courriel, précisant (a) la dispense dont leur société souhaite bénéficier; (b) pourquoi cette dispense est nécessaire eu égard des effets de la pandémie de COVID-19; et (c) le cas échéant, l’approche préconisée par la société en échange pour satisfaire à l’esprit et à l’intention des exigences des Règles des courtiers membres visées.
Des dispenses sont disponibles pour un certain nombre de situations :
- Quant aux approbations des documents des clients, les courtiers membres peuvent désormais demander une dispense pour leur permettre d’utiliser d’autres moyens que l’obtention de la signature du client quand celui-ci n’est pas en mesure de fournir une signature électronique et, pour des raisons de sécurité, ne souhaite pas être physiquement présent pour fournir une signature manuscrite.
- Quant aux délais pour les obligations de déclaration, les courtiers membres peuvent demander une dispense pour les mises à jour des informations sur la personne autorisée dans un délai de 10 jours ainsi que pour les avis de cessation de relations dans le délai de dépôt normal, à condition que toute prolongation du délai soit coordonnée avec les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) concernées.
- Quant aux procédures d’audit du formulaire 1, les courtiers membres peuvent demander une dispense de l’exigence selon laquelle les auditeurs doivent être présents lors des dénombrements physiques des titres dans les établissements des courtiers membres, à condition que des procédures d’audit de remplacement suffisantes soient mises en œuvre pour étayer une opinion d’audit sans réserve.
- Quant aux exigences d’approbations préalables lorsque des contraintes liées aux ressources humaines ou aux systèmes nuisent à la capacité d’une société à effectuer les examens de la manière normale, les courtiers membres peuvent demander une dispense autorisant d’autres approches en ce qui concerne les approbations préalables requises pour les personnes ayant besoin d’une autorisation préalable aux opérations de placement et pour les approbations préalables de la publicité et de la documentation commerciale.
- Quant aux exigences en matière de surveillance, les courtiers membres peuvent bénéficier d’une dispense leur accordant un délai supplémentaire pour effectuer les examens quotidiens et mensuels des opérations et les examens effectués dans les succursales.
- Les courtiers membres peuvent également demander la suspension des frais pour dépôt tardif.
- Quant aux enjeux liés aux marges, les courtiers membres peuvent demander une dispense permettant d’accorder un délai supplémentaire pour tenir compte des insuffisances de la valeur marchande des contrats de swap afin de se conformer au traitement standard du capital pour les autres expositions au risque de crédit, ainsi qu’une dispense de l’obligation d’obtenir une marge d’un client lorsque la société dispose d’un capital suffisant pour assurer cette marge et qu’il est clair que le client est dans une situation difficile.
- En ce qui concerne l’inscription et les compétences, les courtiers membres peuvent demander une dispense de satisfaire ou de satisfaire dans les délais prévus aux exigences relatives aux compétences requises de la personne autorisée avant et après l’autorisation, ainsi qu’aux exigences interdisant le recours au même personnel pour répondre aux demandes de renseignements sur les comptes sans conseils et les comptes avec conseils au sein du même courtier ou des membres du même groupe.
- Enfin, en ce qui concerne le seuil de vérification de l’identité conformément aux exigences de la loi fédérale sur la lutte contre le blanchiment d’argent, les courtiers membres peuvent demander une dispense de l’obligation de vérifier l’identité de toute personne physique qui contrôle ou dirige directement ou indirectement plus de 10 % d’une société ou d’une entité similaire, à condition que cette vérification continue à être effectuée pour les personnes physiques dont le contrôle ou la direction dépasse le seuil fixé par les exigences fédérales en matière de lutte contre le blanchiment. Cette dispense fait passer le seuil de 10 % à 25 % pour les sociétés et les entités similaires. Toutes les autres exigences concernant l’identification des clients de l’OCRCVM actuellement requises en vertu de la Règle 1300 de l’OCRCVM resteront applicables pour le moment.
Une coordination avec les membres concernés des Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) sera requise, lorsque les ACVM ont des exigences équivalentes.
Une fois qu’un courtier membre aura envoyé une demande de dispense écrite, celle-ci sera attribuée à un décideur. Ces décideurs sont des cadres supérieurs de l’OCRCVM auxquels un pouvoir discrétionnaire limité a été délégué pour favoriser un traitement rapide des demandes de dispense, pour une période initiale de trois mois, sous réserve d’une prolongation approuvée par le conseil d’administration. Le décideur évaluera et rendra une décision quant à la demande de dispense de chaque société et appliquera des lignes directrices spécifiques pour ce faire. Ces lignes directrices incluent notamment que (a) chaque point de la demande de dispense doit se rapporter directement ou principalement à un problème que le membre vit en lien avec sa préparation ou sa réaction aux effets de la COVID-19 sur ses activités; (b) la dispense ne porte pas préjudice aux intérêts du courtier membre, de ses clients ou du public; et (c) lorsqu’il accorde une dispense, le décideur peut imposer les modalités ou les conditions qu’il juge raisonnables dans les circonstances.
Une fois qu’un décideur aura pris une décision concernant la dispense demandée, la décision sera communiquée par courriel par le Bureau de l’avocat général de l’OCRCVM, auquel sera joint un document détaillé sur la décision et toutes les conditions afférentes. Les demandeurs auront le même droit de recours à l’égard de ces décisions que pour une décision relative à une demande de dispense rendue par le conseil. Il est important de souligner que toute dispense accordée par le personnel de l’OCRCVM peut être révoquée par le conseil d’administration, à sa seule discrétion et pour quelque raison que ce soit.
Dans chaque situation pour laquelle le décideur accorde une dispense, et pour refléter la nature temporaire de cette entente, la dispense sera accordée pour une période initiale maximale de six mois, pourra être renouvelée pour une seule période supplémentaire d’au plus trois mois, expirera à la fin de la période initiale ou, le cas échéant, de la période supplémentaire. Toute dispense sera soumise à la même durée et aux mêmes conditions pour tous les courtiers membres présentant la même demande pour la même situation.
