Le 30 janvier dernier, nous vous informions des conséquences possibles dans les milieux de travail d’une éventuelle pandémie en lien avec le nouveau coronavirus/COVID-19. Six semaines plus tard, force est de constater que malheureusement, la situation est devenue plus sérieuse et requiert maintenant que les employeurs de tous les secteurs prennent des mesures concrètes afin de limiter les risques de propagation de la maladie dans leurs entreprises.
Voici donc une mise à jour sur les pistes de réflexion que nous proposions aux employeurs il y a quelques semaines ainsi que plusieurs autres idées qui pourraient leur être utiles pour gérer la situation de manière adéquate. Notez qu’il s’agit d’un bref survol et que de nombreux autres enjeux méritent qu’on y porte une attention particulière.
Il faudra par ailleurs faire preuve d’agilité en raison du fait que la situation évolue très rapidement. Par exemple, l’annonce récente de la fermeture des écoles, garderies et de nombreux autres endroits publics par le gouvernement québécois représente un défi additionnel en matière de gestion des ressources humaines auquel les entreprises devront faire face.
Politique d’entreprise/Plan de continuité des affaires
En premier lieu, il nous apparaît dorénavant primordial pour toute entreprise et ce, peu importe sa taille, de mettre en place des mesures ou des directives pour assurer la santé et la sécurité des travailleurs de même que pour assurer la continuité des opérations.
À cette fin, un comité peut être créé, lequel aura pour tâche d’établir les règles et les procédures à suivre dans le milieu de travail ainsi que d’identifier les personnes ressources qui seront responsables de les appliquer.
En rafale, voici les sujets sur lesquels il est important de se pencher et de prévoir dans un plan ou une politique :
- Communications et informations aux employés :
- afficher, à divers endroits dans l’entreprise, un communiqué rappelant les symptômes liés au COVID-19 et exigeant des employés qui en sont affectés de vous aviser et de ne pas se présenter au travail jusqu’à nouvel ordre;
- prévoir des modes de communication rapides et efficaces pour être en mesure de rejoindre tous vos employés si la situation devait évoluer rapidement;
- prendre position rapidement pour déterminer si vous paierez ou non les employés en isolement préventif ou les employés qui resteront à la maison en raison de la fermeture des établissements, tout en rappelant ce qui est offert aux employés atteints par la maladie.
- Procédure de mise en quarantaine :
- les autorités de santé publique prévoient présentement une période de quarantaine d’une durée de 14 jours. Un employeur peut donc exiger qu’un employé travaille de son domicile pour une telle période si :
- il présente des symptômes du COVID-19;
- il a récemment voyagé à l’extérieur du Canada ou a été en contact avec une personne à risque ou souffrant du COVID-19;
- un employeur peut exiger la production d’un certificat médical avant qu’un employé visé aux deux sous-paragraphes précédents ne revienne au travail. Cependant, de manière réaliste et considérant l’impact majeur du COVID-19 sur le système de santé, il pourrait s’avérer complexe pour les employés asymptomatiques qui ont respecté une quarantaine à un retour de voyage d’avoir la possibilité de rencontrer un médecin pour obtenir un billet de retour au travail. Il est plus judicieux de réserver cette exigence pour les employés qui ont été eux-mêmes malades ou lorsqu’ils ont été en contact avec une personne malade;
- à noter que bien que les gouvernements incitent les employeurs à faire preuve de générosité, il n’existe aucune obligation légale de rémunérer un employé en quarantaine s’il n’est pas en mesure d’effectuer ses tâches régulières en télétravail ou à distance. Les assurances collectives ou encore le recours à l’assurance-emploi pourront éventuellement être considérés.
- les autorités de santé publique prévoient présentement une période de quarantaine d’une durée de 14 jours. Un employeur peut donc exiger qu’un employé travaille de son domicile pour une telle période si :
- Déplacements professionnels hors du Canada :
- tout déplacement hors Canada est fortement déconseillé;
- des alternatives aux déplacements doivent être envisagées (vidéo-conférences, appels conférences…) et mises en place afin de réduire l’impact de la pandémie;
- vous pouvez interdire tout voyage professionnel – vous pouvez aussi exiger l’approbation préalable de tout déplacement professionnel hors du Canada, au pays et même au Québec;
- tout déplacement professionnel hors du Canada sera suivi d’une période de quarantaine de 14 jours.
- Participation à des événements professionnels ou autres rassemblements à des fins personnelles :
- il est fortement déconseillé de participer à tout rassemblement professionnel ou public qui n’est pas absolument nécessaire;
- vous pouvez prévoir qu’une autorisation de la direction est nécessaire avant d’entreprendre les démarches pour participer à tout événement professionnel, même s’il s’agit d’un événement rassemblant moins de 250 personnes.
- Déplacements personnels hors du Canada :
- il est fortement déconseillé de se déplacer hors du Canada;
- l’employé doit déclarer à la direction tout déplacement personnel hors du Canada;
- tout déplacement personnel hors du Canada sera suivi d’une période de quarantaine de 14 jours;
- l’employé s’engage à vérifier fréquemment l’évolution de la situation et à ne pas mettre sa santé et sa sécurité de même que celle de ses collègues à risque.
- Cas positif de contamination :
- l’employé contaminé ou ayant côtoyé une personne à risque dans un délai de 14 jours doit immédiatement en aviser la direction et ses collègues;
- l’employé contaminé doit se retirer immédiatement du milieu de travail et ne pas y revenir avant d’avoir obtenu un certificat médical d’aptitude au travail;
- les lieux de travail où l’employé contaminé effectue ses tâches seront désinfectés rapidement;
- une évaluation de l’opportunité de mettre les collègues de l’employé contaminé en quarantaine sera effectuée.
- Rappel des règles d’hygiène :
- l’employeur s’engage à désinfecter fréquemment les zones d’affluence;
- les procédures d’hygiène de base (lavage des mains, tousser dans le pli du coude, etc.) seront affichées dans les endroits appropriés;
- des distributeurs de désinfectant et de savon seront fréquemment et régulièrement remplis;
- les contacts physiques doivent être limités au maximum.
- Continuité des opérations :
- une équipe responsable de la mise en œuvre de la politique ou du plan doit être nommée;
- il faut identifier les fonctions primordiales à la continuité des opérations et former plusieurs employés capables d’assurer ces fonctions;
- identifier les employés les plus à risque afin de prévoir les besoins potentiels en matière de ressources humaines;
- prévoir un plan de communication interne et externe (employés, clients, fournisseurs, investisseurs).
- Télétravail :
- vérifier la capacité du réseau informatique de l’entreprise de supporter le déploiement massif du télétravail en toute sécurité;
- si possible, demander aux employés d’accomplir leurs tâches en télétravail.
- Droit de refus :
- tout employé qui entend se prévaloir du droit de refus prévu à la LSST doit en aviser la direction immédiatement;
- l’employeur s’engage à évaluer la situation sans délai et à n’imposer aucune mesure disciplinaire à un employé qui a exercé son droit de refus en toute bonne foi et de façon raisonnable.
- Mesures disciplinaires :
- tout comportement négligent eu égard aux obligations prévues à la politique de l’entreprise ou au plan de continuité des affaires sera susceptible d’engendrer des mesures disciplinaires;
- tout comportement discriminatoire fera l’objet de mesures disciplinaires;
- le non-respect des obligations de divulgation (exposition au virus, voyage à l’extérieur du pays, contacts avec une personne à risque ou une personne infectée) fera l’objet de mesures disciplinaires.
Bien entendu, il faudra adapter ces recommandations à chaque milieu de travail. Toutefois, en suivant ces quelques pistes, un employeur aura toutes les chances de minimiser les impacts économiques et humains que la situation risque d’engendrer.
Notre équipe est disponible pour vous aider à préparer un plan d’action sur mesure pour votre entreprise et qui vous permettra de faire face à la crise dans les meilleures dispositions possibles.
Nous vous tiendrons évidemment informés des développements dans cette affaire et nous vous encourageons à aller chercher vos informations auprès de sources fiables, comme par exemple :
