Saviez-vous qu’une lettre d’avertissement ou une mise en garde émise par le Bureau du syndic d’un ordre professionnel peut avoir d’importantes répercussions, et ce, même sans dépôt de plainte formelle?
La lettre d’avertissement fait généralement suite à une demande d’enquête. Elle informe officiellement le professionnel d’un manquement en lien avec le geste reproché, même si une plainte formelle n’est pas déposée devant le Conseil de discipline. Elle sert à prévenir la récidive et constitue une preuve écrite des manquements observés.
En matière disciplinaire
Il faut noter que les lettres d’avertissement ne sont pas des antécédents disciplinaires. Cela dit, bien qu’elles ne prouvent pas les faits qu’elles relatent, les lettres d’avertissement peuvent tout de même jouer un rôle significatif dans des dossiers disciplinaires ultérieurs. En effet, si un professionnel fait face à une plainte disciplinaire après qu’une lettre d’avertissement a été émise à son endroit, celle-ci pourra être mise en preuve par le syndic pour démontrer que le professionnel a déjà été sensibilisé à des comportements problématiques. Ces lettres permettent de constituer un historique en cas de récidive.
Dans la mesure où les faits à l’origine de l’avertissement sont antérieurs à la plainte disciplinaire et qu’ils portent sur des faits similaires, la lettre d’avertissement pourra être prise en compte pour établir le contexte d’une infraction et être considérée comme un facteur aggravant dans l’évaluation de la sanction appropriée, notamment en présence d’une négligence persistante. Toutefois, rappelons que les tribunaux insistent sur une pondération raisonnable : la pertinence d’une lettre d’avertissement dépend du lien entre les faits reprochés dans la plainte disciplinaire et les faits relatés dans la mise en garde, ainsi que de l’antériorité de celle-ci.
En matière civile
Contrairement aux dossiers disciplinaires, les lettres d’avertissement sont inadmissibles en preuve dans le cadre de recours civils. Leur contenu est confidentiel, car issu d’enquêtes n’ayant pas mené à une plainte formelle.
Elles n’ont d’ailleurs aucune incidence sur l’évaluation de la faute civile alléguée et ne lient pas le tribunal. Autrement dit, l’existence d’une mise en garde ne permet pas, à elle seule, de conclure à la faute du professionnel visé par une action en responsabilité civile.
Par prudence, et afin de faciliter un éventuel débat advenant des procédures civiles subséquentes, il pourrait être judicieux d’inclure une mention de confidentialité dans les lettres d’avertissement adressées aux professionnels et dans les réponses aux demandeurs d’enquête.