Publié par notre équipe de droit du travail et de l’emploi.
Le Règlement sur le registre, le rapport mensuel, les avis des employeurs et la désignation d’un représentant (« Règlement ») prévoit que tout employeur de l’industrie de la construction doit tenir un registre de paie, qui doit être gardé chez l’employeur. Historiquement, la Commission de la construction du Québec (« CCQ ») tolérait certains manquements : elle resserre maintenant les règles et semble émettre plus de constats d’infraction pour des registres incomplets.
Devant cette application plus sévère du Règlement, il est important de s’assurer que votre registre contienne TOUTES les informations exigées, pour chacun de vos employés :
- nom, prénom, adresse et numéro d’assurance sociale des salariés;
- appellation du métier ou de l’occupation des salariés et période d’apprentissage;
- région et adresse des chantiers pour chaque journée de travail;
- heure précise du début, des interruptions et de la fin du travail, à temps régulier, à temps et demi et à temps double;
- nature du travail et type de chantier;
- salaire payé, date du versement et mode de paiement;
- indemnités payables à titre de congés et de jours fériés payés;
- contributions et retenues à titre de prélèvement;
- cotisations précomptées sur la paie de la personne salariée et celles versées par l’employeur, pour le régime d’avantages sociaux;
- précompte des cotisations syndicales;
- numéro de licence de l’employeur en vertu de la Loi sur le bâtiment.
Certaines informations peuvent être contenues sur des cartes de temps plutôt que dans le registre. Elles doivent contenir, pour chaque jour de travail, l’heure précise du début, des interruptions et de la fin du travail, les heures à temps régulier, temps et demi et temps double, à l’égard de chacun des chantiers où les salariés ont effectué du travail.
Afin d’octroyer une certaine valeur probante à ces cartes de temps, il est suggéré de les faire signer par les salariés et un responsable de l’entreprise présent sur le chantier de construction.
Bien que le Règlement ne prévoie pas de délai de conservation, nous vous suggérons de conserver vos cartes de temps minimalement trois ans et, idéalement, jusqu’à cinq ans. Ainsi, vous vous assurez que tous les délais légaux disponibles à la CCQ pour vous poursuivre soient expirés.
À noter que les constats d’infraction pour un registre incomplet entraînent une amende minimale de 858 $ plus les frais de Cour, le tout dépassant le millier de dollars. De plus, dans le cadre d’une pratique questionnable, la CCQ émet parfois un constat d’infraction pour chaque salarié pour lequel des informations sont manquantes, et ce, même s’il n’y a qu’un seul registre incomplet. Finalement, si les informations manquantes sont des heures travaillées, un nombre de condamnations suffisant peut mener à l’émission d’une licence RBQ restreinte.
Protégez-vous : ayez un registre complet et à jour!