Technologies de l’information : le gouvernement du Québec modifie ses règles d’approvisionnement

Le gouvernement du Québec a récemment publié le texte d’un projet de règlement visant à encadrer les contrats des organismes publics en matière de technologies de l’information (TI).

Ce projet a été publié simultanément avec des projets de modification aux trois règlements sur les contrats d’approvisionnement, les contrats de services et sur les contrats de travaux de construction des organismes publics.

À compter de leur adoption, ces dispositions réglementaires auront pour effet de soustraire les contrats en matière de TI de l’encadrement général prévu aux règlements sur les contrats de services ou les contrats d’approvisionnement des organismes publics.

Bien que la structure du Règlement sur les contrats en matière de TI soit similaire à celle des règlements en vigueur sur les contrats de services et les contrats d’approvisionnement, on constate une volonté du gouvernement d’adapter celles-ci à la nature spécifique des projets de technologies de l’information.

Champ d’application

La portée du règlement est déterminée par l’article 1 qui vise, notamment, à définir ce que constitue un contrat en matière de technologie de l’information en référant à tout contrat ayant pour but d’assurer ou de permettre :

« des fonctions de traitement et de communication d’informations par des moyens électroniques, dont notamment leur collecte, leur transmission, leur affichage et leur stockage ».

L’utilisation de la locution « fonction de traitement et de communication d’informations par des moyens électroniques »¹ est suffisamment large pour couvrir un large éventail de produits et services relatifs aux infrastructures, aux installations de stockage, à la réseautique, aux postes de travail, aux appareils mobiles et aux applications logicielles.

On constate, par ailleurs, la volonté du gouvernement d’adapter la notion d’options à la réalité des TI en définissant plus largement cette notion afin de l’étendre non seulement à l’acquisition de quantité supplémentaire de biens, mais également à l’évolution technologique d’une solution ou à la prestation de services supplémentaires de même nature que ceux initialement requis selon l’évolution d’un projet.

Le principal élément de différenciation introduit dans le règlement consiste en la possibilité pour un organisme dans les cas de projets « complexes » d’intégrer au processus d’appel d’offres une étape appelée « dialogue compétitif ».

L’objectif de cette étape est décrit de la façon suivante : « le dialogue compétitif vise essentiellement à préciser ou à développer avec chaque soumissionnaire sélectionné une solution susceptible de répondre aux besoins de l’organisme sur la base à laquelle chaque un sera ensuite invité à présenter une offre finale. Il porte notamment sur les moyens technologiques pouvant répondre aux besoins de l’organisme, sur l’échéancier de la prestation ainsi que sur diverses modalités contractuelles. »

Cette étape de dialogue compétitif semble s’inspirer des modifications apportées aux lois municipales en regard de contrats d’exploitation d’installations culturelles, récréatives ou communautaires, ou d’un centre de congrès ou de foire conclus par une municipalité. Ces modifications apportées aux lois municipales dans la foulée de l’adoption de la loi spéciale relative à l’amphithéâtre de Québec permettent aux municipalités de tenir des discussions individuelles avec chacun des soumissionnaires après l’ouverture des soumissions, afin de préciser les projets soumis sur les plans technique et financier et ainsi permettre le dépôt d’une soumission finale tenant compte du résultat de ces discussions.

Le règlement donne ouverture à l’inclusion d’une étape de dialogue compétitif dans les cas où les besoins de l’organisme présentent un haut degré de complexité. Ce libellé donnera donc une large discrétion aux organismes publics qui voudront se prévaloir du processus de dialogue compétitif.

Les communications tenues à l’étape du dialogue compétitif devront être tenues en présence d’un vérificateur de processus indépendant désigné par l’organisme afin d’assurer que le dialogue s’effectue de façon équitable à l’égard de tous les soumissionnaires et de préserver la transparence du processus contractuel en cours.

Lorsque plusieurs solutions susceptibles de répondre aux besoins de l’organisme seront identifiées aux termes du processus de dialogue compétitif, le règlement prévoit la tenue d’une étape finale de présentation d’une soumission avec prix et démonstration de qualité de la solution telle qu’elle aura été précisée à l’occasion du dialogue compétitif.

Enjeux liés à la propriété intellectuelle des soumissionnaires

Dans la perspective des fournisseurs de biens et services en TI, la nature des communications pendant l’étape du « dialogue compétitif » commandera des précautions et des engagements en regard de la protection de la propriété intellectuelle d’un soumissionnaire relative au contenu d’une soumission. On peut notamment penser à l’analyse fonctionnelle préliminaire et à l’architecture d’une solution qui auront été proposées et discutées avec les représentants de l’organisme qui entretiendront simultanément des discussions avec d’autres soumissionnaires dans le cadre de ce processus.

À cet égard, il serait intéressant de surveiller quelles dispositions les organismes publics énonceront dans leur documentation d’appel d’offres aux fins de rassurer les soumissionnaires quant à la protection conférée à leur propriété intellectuelle.

Dispositions spécifiques aux services en mode infonuagique

Le projet de règlement comporte également une disposition donnant ouverture à la conclusion de contrats de gré à gré pour des services infonuagiques dans la mesure où et conformément à des ententes cadres qui devront avoir été conclues par le Centre de services partagés. Le règlement réfère à un décret adopté le 28 octobre 2015 aux termes duquel le gouvernement du Québec a donné un mandat spécifique au Centre de services partagés (CSPQ) de rendre disponibles des offres de services infonuagiques en procédant à des appels d’intérêt par type de services dans le but de conclure des ententes cadres avec différents prestataires.

Nous pouvons, dès lors, anticiper la publication par le CSPQ d’appels d’intérêt qui devraient comporter la description des exigences du gouvernement en regard de mesures de sécurité et de gouvernance destinées à assurer le maintien de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité de ses documents et informations.